Sisäilmaongelmien nopea ja sujuva ratkaiseminen edellyttää aina eri toimijoiden tehokasta yhteistyötä. Yhteistoiminnallisuutta korostavan lähestymistavan rinnalla ratkaisukeskeinen ajattelutapa sekä ennaltaehkäisevä näkökulma ongelmiin jälkikäteen reagoimisen sijasta kasvattavat suosiotaan kiinteistötoimijoiden keskuudessa. Ennaltaehkäisevässä näkökulmassa on keskeistä, että yhä pienempiä ongelmia tai asioita otetaan käsiteltäväksi yhä varhaisemmassa vaiheessa. Ongelmien ei haluta kasvavan isoiksi ennen niihin tarttumista.

Työturvallisuuskeskuksen toimintamalli hyvään sisäilmaan

Työturvallisuuskeskus esitteli vuoden 2020 Sisäilmastoseminaarissa yhteistoiminnallisuutta korostavan ratkaisunsa sisäilma-asioiden hoitoon. Työturvallisuuskeskuksen sisäilmahankkeen tavoitteena on lisätä työpaikoilla osaamista yhteistoiminnalliseen sisäilmaongelmien ennaltaehkäisyyn, ongelmien käsittelyyn sekä näihin liittyvien toimintatapojen kehittämiseen. Ratkaisukeskeinen toimintamalli on luotu osana tätä prosessia. Tavoitteena on entisestään parantaa toimijoiden välistä yhteistyötä sekä työpaikalla että yhteistyökumppaneiden kanssa. Työturvallisuuskeskuksen viesti on, että sisäilma-asioiden käsittelyn toimintamallin kehittäminen on osa työpaikan turvallisuuskulttuurin kehittämistä.

Työturvallisuuskeskuksen kehittämän uuden yhteistoiminnallisen toimintamallin osa-alueet ovat:

  • työympäristön turvallisuuden jatkuva arviointi
  • sisäilmaongelmien ennakointi ja ennaltaehkäisy
  • havaittujen haittojen selvittäminen ja korjaaminen välittömästi
  • ongelmista oppiminen ja jatkuva kehittäminen
  • toimiva sisäinen viestintä sisäilma-asioista

Yhteistoiminnallisen toimintamallin käyttöönotto – apua käytännön toteutukseen

Ratkaisukeskeisen ja yhteistoiminnallisen toimintamallin toteuttaminen edellyttää ajantasaisen kiinteistödatan laajamittaista hyödyntämistä. Indoors palvelukokonaisuus helpottaa yhteistoiminnallisen toimintamallin toteuttamista. Se mahdollistaa käyttäjäpalautetiedon saamisen toimintamallin käyttöönoton ja hyödyntämisen eri vaiheisiin sujuvasti ja nopeasti. Kun kohteessa on käyttökynnykseltään matala käyttäjäpalautteen antamisen kanava pystytään heti reagoimaan ilmenneisiin ongelmiin. Tämä mahdollistaa jatkuvan datan pohjalta tapahtuvan oppimisen ja kehittämisen sekä ennakoivan toimintamallin toteuttamisen.

Jatkuvatoimisen palauteratkaisun keskeisenä etuna on, että orastavaan asiaan tai ongelmaan päästään kiinni heti. Kunnollisella palauteratkaisulla saadaan jatkuvasti mahdollisimman reaaliaikaista tietoa prosessin tueksi. Ratkaisukeskeisen ja yhteistoiminnallisen toimintamallin kannalta on äärimmäisen huono vaihtoehto, että palaute saadaan myöhässä. Jos palautteenanto on vaikeaa ja se on hankalasti ylitettävän kynnyksen takana, tilojen käyttäjät odottavat pitkään ongelman kanssa ennen kuin tuovat ongelman esille. Jatkuvatoimisen palauteratkaisun käyttöönoton myötä pystytään tarttumaan myös pieniin signaaleihin, jotka antavat viitteitä mahdollisista tulevista isommista ongelmista. Palauteratkaisu toimii kiinteistön ylläpidon tuntosarvina myös silloin, kun on tehty korjaavia toimenpiteitä ja niiden vaikutusta halutaan arvioida systemaattisesti.

Kun palautekanava intrassa ei enää riitä

Joitakin vuosia sitten pidettiin toimivana palautteenannon kanavana sitä, että tilojen käyttäjillä oli mahdollisuus antaa palautetta tiloista esimerkiksi organisaation intranetissä. Tänä päivänä tällainen ei ole riittävä ratkaisu ajantasaisen tiedon varmistamiseksi. Vaikeasti käytännössä tavoitettava palautekanava ei ole todellinen mahdollisuus antaa palautetta tiloista. Aidosti matalan kynnyksen palauteratkaisu tarkoittaa sitä, että tilankäyttäjän ei tarvitse etsiä mahdollisuutta antaa palautetta. Ratkaisu tuodaan hänelle siihen tilaan ja siihen tilanteeseen, missä hän todennäköisimmin haluaa antaa palautetta. Samoin palautteen antaminen tehdään mahdolliseksi myös heille, joilla ei ole pääsyä organisaation sisäisiin viestintäkanaviin (esim. vierailijat).

Palautedatan täysimittaisen hyödyntämisen mahdollistaa se, että käyttäjilta saatu palaute kohdistuu oikeaan tilaan automaattisesti ja tuloksia pystyy helposti ja nopeasti tulkitsemaan visuaalisen aineiston avulla. Kun tilojen käyttäjät kokevat, että he saavat äänensä kuuluville, parantaa tämä edelleen tiedonkulkua rohkaisemalla tilojen käyttäjiä antamaan jatkossakin palautetta. Kokemus vaikutusmahdollisuuksista ja käyttäjätyytyväisyyden kasvu lisäävät yhteistoiminnallisen toimintamallin toimivuutta.